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2015年02月08日 ※税法上の取扱いについては、ブログ投稿時の税制によるものです。
こんにちは！入社4年目アシスタントの岸野です。
ヒューマンネットワークには、いろいろな部活があります。
私は、夏は登山部、冬はウィンタースポーツ部に参加しており、
休日も会社の人と頻繁に会っている気がします。（笑）
テニス部や、ゴスペル部など新たな部活が創立され、
さらなる盛り上がりを見せるヒューマンネットワークの部活動。
機会があれば、活動の様子などもご紹介できたらと思っています。
さて、本日のブログでは、日々のアシスタント業務を通して気づいた
大切なことについてお話しさせていただきます。
私は、アシスタントとしてお客様への提案資料の作成や
申込書類の準備などを担当しています。
先日、ある社長様の申込書類を手配したときの話です。
保険に加入している方はご存じだと思いますが、
保険の申し込みにあたっては、保障の対象となる方の
健康状態を保険会社に告知する必要があります。
告知の方法にはいくつか種類がありますが、
一定の保障金額以上の場合は、
①定期健康診断や、人間ドックの結果表の原本やコピーの提出
②保険会社指定の医師による健康診断（＝診査）の受診
のいずれかを選択することになります。
今回の社長様は、②医師による診査で、
近所のクリニックで診査が受ける方法を選択されました。
都合のいいときに来院されたいとのことでしたので、
事前に必要書類をお渡ししました。
数日後社長様がクリニックに来院されたとき、
病院の受付の方から一本の電話がありました。
内容は「保険の診査の書類を受け取ったが、
医師が記入する項目がわからない」
というものでした。
普段から、お客様にご記入いただく書類には漏れがないように、
印をつけたり、付箋を貼ったりと工夫を心がけていました。
しかし、このことで
「書類を手にするすべての人のことを考えて手配をしなければ」と、
細やかな配慮の大切さにあらためて気付かされました。
ヒューマンネットワークの目指す保険代理店の姿は、
様々なニーズにお応えできる代理店です。
今回の件から学んだことを大切に、
今後はよりいっそう丁寧な対応を心がけたいと思いました。
お客様へお渡しする書類は、
普段お客様と直接お話しする機会の少ないアシスタントにとって、
お客様との大切なコミュニケーションツールのひとつです。
「この書類の記入方法はわかりにくいかもしれないから、メモも残しておこう」
「自分がお客様だったら、こういう風に対応してもらえると助かるかな」など、
いつもお客様の顔を思い浮かべながら仕事をしています。
今後も、スピードと正確さの両立、
そして書類を受け取られる相手への気配りを大切に、
日々の業務に取り組んで参りたいと思います。
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